Kiểm tra tình trạng hồ sơ định cư qua GCMS
Vậy là sau rất nhiều suy nghĩ, cân nhắc và dày công chuẩn bị, bạn đã quyết định và đã nộp hồ sơ xin định cư Canada. Hồ sơ đã được gửi đi, và giờ đây tất cả những gì bạn có thể làm là … chờ đợi. Tất nhiên là bạn có thể theo dõi trực tuyến tình trạng xử lý hồ sơ của bạn, nhưng website cũng chỉ cung cấp một vài thông tin ngắn gọn về tình trạng hồ sơ của bạn như: đang xử lý, đã gửi yêu cầu kiểm tra sức khỏe …vv.
Vậy làm thế nào để biết được một cách chi tiết hồ sơ của bạn đã và đang được xử lý như thế nào, viên chức xử lý hồ sơ có những câu hỏi, thắc mắc gì về hồ sơ của bạn, ý kiến của họ về hồ sơ của bạn …? Một Hồ sơ GCMS sẽ cung cấp cho bạn một bức tranh toàn cảnh về quá trình và tình trạng xử lý hồ sơ của bạn.
Hồ sơ GCMS là gì?
GCMS (Global Case Management System) là hệ thống thông tin do Bộ di trú, tị nạn và quốc tịch Canada (Immigration, Refugees and Citizenship Canada – IRCC’s) sử dụng để quản lý và xử lý các hồ sơ xin nhập cảnh, định cư và nhập quốc tịch. Hệ thống này lưu giữ các thông tin chi tiết về từng bộ hồ sơ, bao gồm cả các thông tin gửi và nhận bởi IRCC, các giấy tờ tài liệu do đương đơn nộp trong hồ sơ, các ghi chú chi tiết của viên chức xử lý hồ sơ, và các thông tin khác. Như vậy, Hồ sơ GCMS là nguồn thông tin chính xác duy nhất có thể cung cấp cho đương đơn một bức tranh toàn cảnh và có chiều sâu về tình trạng và quá trình xử lý hồ sơ của đương đơn trên hệ thống của IRCC, do đó cho phép đương đơn được tiếp cận với thông tin về tình trạng hồ sơ của mình, và có thể có động thái chuẩn bị thích hợp nếu cần thiết.
Hồ sơ GCMS được cung cấp dựa trên cơ sở pháp lý nào?
Hồ sơ GCMS được cung cấp trên cơ sở Luật tiếp cận thông tin (Access to Information Act) và Luật về quyền riêng tư (Privacy Act). Luật tiếp cận thông tin là đạo luật liên bang của Canada theo đó mọi cá nhân đang là công dân Canada, thường trú nhân Canada hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài hiện đang có mặt tại Canada đều có quyền tiếp cận các thông tin mà các cơ quan chính phủ đang nắm giữ, trừ một số thông tin liên quan đến an ninh, quốc phòng và một số thông tin khác mà đạo luật quy định hạn chế tiếp cận. Như vậy, nếu bạn chưa phải là công dân Canada hoặc thường trú nhân Canada và bạn đang ở bên ngoài Canada, thì bạn không thể yêu cầu cung cấp Hồ sơ GCMS. Nhưng bạn hoàn toàn có thể ủy quyền cho một người là công dân Canada hoặc thường trú nhân Canada hoặc đang ở Canada nộp yêu cầu cung cấp Hồ sơ GCMS. Bạn phải ký giấy ủy quyền vì theo Luật về quyền riêng tư, cơ quan chính phủ Canada chỉ được cung cấp thông tin cá nhân của bạn cho bên thứ ba nếu bạn đồng ý.
Yêu cầu cung cấp Hồ sơ GCMS có làm chậm quá trình hay ảnh hưởng tiêu cực tới việc xử lý hồ sơ của bạn hay không?
KHÔNG. Tiếp cận thông tin là quyền của cá nhân đã được luật định, và việc yêu cầu cung cấp Hồ sơ GCMS theo Luật tiếp cận thông tin không ảnh hưởng đến hồ sơ xin visa/định cư của bạn. Trái lại, trong một số trường hợp, do viên chức chính phủ xử lý hồ sơ của bạn phải cập nhật thông tin hồ sơ trên hệ thống trước khi cung cấp thông tin nên hồ sơ của bạn có thể sẽ có tiến triển mới nhờ yêu cầu cung cấp thông tin.
Tôi có thể tiếp cận những thông tin đó qua internet, email hay điện thoại không?
Như trên đã nói, bạn hoàn toàn có thể theo dõi trực tuyến tình trạng hồ sơ của bạn. Bạn cũng có thể gửi email hoặc gọi điện để hỏi, tuy nhiên tất cả các phương thức trên đều chỉ cung cấp một số thông tin giới hạn và câu trả lời cho những câu hỏi cụ thể của bạn. Trong khi đó bộ Hồ sơ GCMS là bản sao chính xác hồ sơ của bạn trên hệ thống của IRCC, do đó cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh và chính xác về tình trạng và quá trình xử lý hồ sơ của bạn. Những gì trên Hồ sơ GCMS sẽ là những gì viên chức IRCC nhìn thấy trên hồ sơ của bạn, và bạn cũng có thể nhìn thấy quá trình hồ sơ của bạn được các viên chức IRCC xử lý như thế nào trên hệ thống một cách rõ ràng.
Thời hạn cung cấp Hồ sơ GCMS là bao lâu?
Theo Luật tiếp cận thông tin thì IRCC có trách nhiệm cung cấp thông tin trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu (trừ một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài thời hạn theo luật định). Trong một số trường hợp, nếu có lý do chính đáng (ví dụ cần cung cấp thông tin tại phiên tòa đã định sẵn ngày) thì bạn cũng có thể yêu cầu IRCC cung cấp thông tin sớm hơn.
Làm thế nào để yêu cầu cung cấp Hồ sơ GCMS?
Nếu bạn là công dân Canada hoặc thường trú nhân Canada hoặc đang ở Canada, bạn có thể nộp yêu cầu cung cấp Hồ sơ GCMS trực tuyến. Bạn phải nộp phí cho chính phủ Canada khi yêu cầu cung cấp thông tin.
Nếu bạn không phải là một trong các trường hợp nêu trên, bạn có thể ủy quyền cho một bên thứ ba đủ điều kiện nêu trên nộp yêu cầu cung cấp Hồ sơ GCMS. Có nhiều bên thứ ba đứng ra nhận cung cấp dịch vụ này và thu thêm phí dịch vụ (ngoài phí nộp cho chính phủ). Nếu bạn nộp hồ sơ xin visa/định cư qua một công ty tư vấn, tốt nhất là nên dùng chính công ty tư vấn đó để xin Hồ sơ GCMS, vì sau khi có Hồ sơ GCMS, công ty tư vấn có thể tư vấn thêm cho bạn về tình trạng hồ sơ, liệu có cần chuẩn bị thêm gì không …vv