12 BƯỚC MỞ QUÁN CÀ PHÊ GIÚP BẠN TRÁNH KHỎI NHỮNG BÀI HỌC CAY ĐẮNG
1. Nghiên cứu thị trường trước khi mở quán cà phê
Nhiều người khi mở quán cafe thường bỏ qua bước nghiên cứu thị trường mà bắt đầu ngay với bước xây dựng ý tưởng kinh doanh. Tuy nhiên, đây chính là lý do đầu tiên dẫn đến việc các quán cafe sau một thời gian mở cửa đều ngậm ngùi treo biển sang nhượng. Đúng như câu nói “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, việc nghiên cứu thị trường luôn luôn là một bước không thể thiếu cho dù bạn kinh doanh cà phê hay bất cứ thứ gì.
Về cơ bản, khi khảo sát thị trường, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi dưới đây:
Về thị trường:
– Đối thủ của bạn là ai?
– Họ b.á.n cái gì?
– Giá bán trung bình của họ bao nhiêu?
– Họ mở ở địa điểm nào?
Về kh.á.ch h.à.ng:
– Kh.á.ch h.à.ng mục tiêu là ai?
– Độ tuổi kh.á.ch h.à.ng mục tiêu?
– Nghề nghiệp chính của họ?
– Khả năng chi trả cho sản phẩm?
– Thói quen tiêu dùng?
Nghiên cứu thị trường có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể thông qua các công ty bán báo cáo nghiên cứu hoặc tự thực hiện. Có thể khảo sát offline hoặc online (Google, bảng biểu, FB, v.v…) để thu thập được các thông tin như: Độ tuổi kh.á.ch h.à.ng, giới tính, công việc, mức th.u nh.ập hàng tháng, chi phí họ bỏ ra để giải trí, khu vực sinh sống, v.v…
2. Lên ý tưởng kinh doanh quán cà phê
Khi đã có cái nhìn tổng quát về thị trường, bước tiếp theo là bạn lên ý tưởng kinh doanh để bắt đầu đi vào thực hiện từng hạng mục. Hãy hình dung thật chi tiết sau khi mở quán cafe, bạn sẽ b.á.n những loại đồ uống gì, b.á.n mang đi hay ngồi tại chỗ, th.a.nh t.oá.n trước hay sau? Hoặc nếu có ý định kinh doanh nhượng quyền thì đó là thương hiệu nào, chi phí nhượng quyền bao nhiêu và các thủ tục cần chuẩn bị là gì?
Trả lời 4 câu hỏi dưới đây để làm rõ ý tưởng kinh doanh sắp tới của bạn:
– Bạn b.á.n cái gì, cho nhóm đối tượng nào?
– Định vị thương hiệu sản phẩm trên thị trường ra sao?
– Mô hình kinh doanh có gì khác biệt với nhóm đối thủ cạnh tranh?
– Bạn tự mở mới hay sử dụng hình thức nhượng quyền thương hiệu?
Hãy nhấn mạnh vào nhóm đối tượng khách hàng hướng đến và xây dựng mô hình kinh doanh dựa trên thói quen, sở thích nhu cầu của nhóm kh.á.ch h.à.ng ấy. Thị trường rộng lớn, tập trung vào một nhóm đối tượng và tạo sự khác biệt về chất lượng sản phẩm/ không gian/ dịch vụ để tạo lợi thế cạnh tranh.
Nhóm kh.á.ch h.à.ng của bạn là những người mang theo sách để đọc, máy tính để làm việc hay xúng xính váy áo để check-in? Hãy tập trung vào họ để lên ý tưởng kinh doanh phù hợp.
3. Lựa chọn mô hình quán cafe hợp lý
Có hai hình thức kinh doanh cafe phổ biến hiện nay là nhận nhượng quyền từ một thương hiệu có tiếng và tự mở lên một thương hiệu hoàn toàn mới. Mỗi một mô hình sẽ có những ưu nhược điểm riêng để bạn xem xét xem mình phù hợp với hình thức kinh doanh nào.
Mô hình truyền thống
Với hình thức tự mở mới, bạn sẽ được toàn quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh quán cafe của mình. Từ việc lên ý tưởng, thiết kế thi công, thực hiện các chương trình kh.uyế.n m.ã.i, v.v…
Tất nhiên, để có thể tự kinh doanh thành công bạn cũng cần có hiểu biết nhất định về công việc quản lý, làm thương hiệu, xu hướng thị trường, tính COST nguyên liệu.
Có nhiều mô hình kinh doanh cafe để bạn thoải mái lựa chọn như: Cà phê phong cách Hàn Quốc, cafe sách, cafe thú cưng, cafe âm nhạc, v.v… với hình thức thanh toán trả trước, trả sau, takeaway (b.á.n mang đi). Hiện nay, tự mở quán cafe vẫn là lựa chọn phổ biến của các chủ đ.ầ.u tư ở Việt Nam.
Mô hình nhượng quyền
Đối với những bạn mở quán cafe theo mô hình nhượng quyền, bạn phải bỏ ra một số tiền nhất định để kinh doanh dưới tên thương hiệu người khác đã xây dựng. Tất cả mọi thứ đều có sẵn từ thiết kế không gian, menu quán, công thức đồ uống, v.v…
Với hình thức này bạn sẽ không m.ất thêm thời gian thử nghiệm chất lượng sản phẩm, chuẩn bị ý tưởng kinh doanh nữa. Ngay sau khi ký kết xong hợp đồng nhượng quyền, bạn có thể bắt t.ay vào mở quán và bán hàng luôn.
Trước khi mở quán cafe, bạn nên phân tích, xem xét thật kỹ lưỡng những yếu tố tự có của riêng mình bao gồm: Vốn, kinh nghiệm, mục tiêu, v.v… để có thể lựa chọn hình thức kinh doanh phù hợp.
4. Lập kế hoạch kinh doanh
Một bản kế hoạch kinh doanh cafe sẽ vẽ ra cho bạn thấy hình thù của đứa con tinh thần trong tương lai. Đầu tiên bạn phải xác định được định hướng kinh doanh của mình qua hai yếu tố:
– Kế hoạch xây dựng quán: Sức chứa của quán là bao nhiêu, diện tích mong muốn, menu đồ uống gồm những gì, mức gi.á b.á.n, bao giờ thì thuê nhân viên, sau bao lâu thì đi vào hoạt động, v.v…
– Chỉ tiêu d.oa.nh s.ố mong muốn: D.oa.nh th.u mong muốn/ tháng, dự định bao lâu thu hồi vốn, có thể chịu được th.u.a l.ỗ trong bao nhiêu tháng, v.v…
Tất nhiên một kế hoạch kinh doanh trên giấy chỉ là lý thuyết, nhưng nếu không vẽ cụ thể thì bạn không rõ tiếp theo mình cần làm gì, làm ở đâu và tiến độ công việc ra sao. Bạn cũng có thể hỏi thêm những người có kinh nghiệm đi trước xem họ đã từng bắt đ.ầ.u kinh doanh thế nào, xây dựng kế hoạch kinh doanh ra sao để có thêm tự tin mở quán.
5. Lập bảng dự trù ch.i ph.í
Nếu không có kế hoạch t.ài ch.ính cụ thể, rất dễ bạn bị “hớ” trong các khoản chi. Lập kế hoạch chi tiết để bạn cân đo các ch.i ph.í sao cho hợp lý, dưới đây là một vài hạng mục chính bạn cần thêm vào kế hoạch của mình:
– Ch.i ph.í thuê mặt bằng: Tùy vào diện tích không gian và khu vực bạn định mở quán sẽ có những mức cho thuê khác nhau. Trung bình ch.i ph.í cho mặt bằng sẽ chiếm 10-15% tổng phí đ.ầ.u tư. Bạn nên ký hợp đồng thuê ít nhất 3-5 năm để tránh trường hợp quán vừa đi vào ổn định đã bị lấy lại mặt bằng.
– Ch.i ph.í xây dựng: Ch.i ph.í này sẽ tùy thuộc vào quy mô của quán cafe bạn dự định mở. Bạn nên cân nhắc lựa chọn mặt bằng tốt, thuận lợi, ít hư hỏng để giảm thiểu ch.i ph.í sửa chữa.
– Ch.i ph.í thiết kế và trang trí nội thất: Hoặc là bạn tự thiết kế theo sở thích và tự lựa chọn nội thất, hoặc là thuê một đơn vị thiết kế thi công bên ngoài. Tùy theo concept quán và diện tích sẽ có những mức gi.á thuê khác nhau.
– Ch.i ph.í đ.ầ.u tư cho trang bị thiết bị, dụng cụ: Những thiết bị cơ bản của quán như ly cốc, máy pha cà phê, bàn ghế, máy b.á.n h.à.ng, v.v… Bạn có thể lên những hội nhóm kinh doanh, chợ đ.ầu mối để tìm nhà cung cấp gi.á hợp lý.
– Ch.i ph.í đ.ầu tư cho nguyên vật liệu: Dù quán cafe của bạn quy mô nhỏ, vừa hay lớn thì chất lượng đồ uống là thứ cốt yếu giữ ch.ân kh.á.ch h.à.ng. Do đó, bạn cần tìm nguồn nguyên liệu chất lượng, uy tín. Hiện tại có không ít các đơn vị cung cấp toàn bộ nguyên liệu, bạn có thể lên các nhóm, cộng đồng đồ uống để tham khảo các chủ đ.ầu tư có kinh nghiệm.
– Ch.i ph.í duy trì quán: Trên thực tế, việc kinh doanh trong thời gian đ.ầu thường sẽ khó có kết quả tốt vì khách chưa biết đến nhiều cùng với ch.i ph.í đ.ầu tư lớn. Bài học “x.ươ.ng m.á.u” từ những bậc đàn anh, đàn chị trong ngành thì bạn nên dự trù trước ch.i ph.í trả tiền nhà và lương nhân viên trong vòng 3-6 tháng để quán đi vào ổn định.
– Ch.i ph.í Marketing: Khi mới kinh doanh, để nhiều người biết đến và ghé thăm, bạn cũng cần dành ra một khoản cho hoạt động quảng cáo. Tùy theo khu vực của quán để lựa chọn hình thức Marketing online hay offline.
Nếu bạn mở quán ở thành phố hay những khu du lịch nổi tiếng việc đưa bài trong các hội nhóm review cũng là một gợi ý hay.
– Ch.i ph.í thuê nhân viên và đăng ký kinh doanh: Tùy theo quy mô quán để bạn xem xét nên thuê bao nhiêu nhân viên partime và fulltime. Những nhân viên chính của quán như pha chế, thu ngân thì phải là người được chọn lựa kỹ.
Nhân viên phục vụ thì bạn có thể thuê sinh viên làm theo giờ để giảm chi phí. Ch.i ph.í đăng ký kinh doanh bao gồm: Lệ phí đăng ký và giấy phép cấp phép an toàn vệ sinh thực phẩm.
6. Tìm địa điểm và thiết kế không gian quán
Địa điểm – có phải yếu tố quyết định thành bại của quán cafe?
Phải thừa nhận rằng địa điểm là yếu tố lớn nhất quyết định sự thành bại của mô hình kinh doanh ăn uống. Có nhiều người dù sản phẩm tốt nhưng vẫn phải đóng cửa với nhiều nguyên nhân như: Chủ đòi lại nhà, địa điểm khuất, không có chỗ để xe cho khách, v.v…
Dưới đây là các tiêu chí lựa chọn địa điểm mở quán cafe cơ bản bạn cần chú ý:
– Diện tích: Tùy theo nhu cầu kinh doanh cũng như tiềm lực tài chính của chủ quán để cân nhắc lựa chọn diện tích phù hợp. Ví dụ như mô hình cafe sân vườn sẽ cần đến diện tích lớn, mô hình cafe b.á.n mang đi thì diện tích nhỏ hơn.
– Kh.á.ch h.à.ng mục tiêu: Khu vực mở quán nhất định phải có nhóm khách mục tiêu. Nếu đối tượng kh.á.ch h.à.ng là dân văn phòng, bạn nên thuê địa điểm gần các tòa nhà văn phòng lớn tập trung nhiều công ty, nhiều trung tâm thương mại, trung tâm mua sắm, v.v…
– Chỗ để xe: Ngoài chỗ để xe cố định ví dụ như trước cửa hàng hoặc đối diện bên đường thì chủ quán có thể thuê những địa điểm rộng hơn gần đó để tiện cho khách khi đến quán.
Điều này cũng phụ thuộc vào điều kiện kinh tế và địa điểm của quán. Quán cũng có thể thực hiện “vận động hàng lang” tạo mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương để hoạt động kinh doanh của mình cũng như vấn đề đỗ gửi xe được thuận tiện hơn.
– Mật độ lưu thông: Chủ quán cần cân nhắc lựa chọn những địa điểm như đã nói không quá chật hẹp, nằm trong khu vực ít tắc đường, có chỗ để xe không gây bất tiện cho khách hàng khi uống cafe.
– Gi.á thuê: Gi.á thuê địa điểm tùy thuộc vào diện tích địa điểm mà chủ quán thuê. Xét theo kinh phí mở quán để bạn thuê địa điểm cho phù hợp. Một quán cafe với ngân sách 300-500 triệu bạn không thể thuê mặt đường ở Phố Huế, Tràng Tiền. Kinh phí thuê địa điểm chỉ được phép chiếm tối đa 15% ch.i ph.í tổng là phù hợp nhất.
Thiết kế không gian – khoác tấm áo đẹp lên đứa con tinh thần
Ngay khi đã tìm được địa điểm ưng ý, việc tiếp theo bạn cần hoàn thiện chính là thiết kế, trang trí cho không gian quán. Từ ý tưởng ban đầu, bạn đã có được chủ đề, phong cách và hình ảnh quán mà mong muốn.
Nếu chưa có ý tưởng gì trong thiết kế thì bạn có thể thuê những đơn vị thi công bên ngoài, có nhiều mức gi.á tùy theo từng mô hình để bạn có thể tham khảo.
Tuy nhiên, dù tự thiết kế hay thuê ngoài thì bạn cũng chú ý tuân thủ các nguyên tắc:
– Màu sắc toàn bộ không gian đi đúng phong cách chủ đạo.
– Nội thất phù hợp với concept quán.
– Lối đi chính thoáng rộng, tránh những vật dụng gây đ.ổ v.ỡ.
– Phong thủy của những vật dụng trang trí, hướng cửa, v.v…
7. Xây dựng Menu
Từ những thông tin thu được qua việc nghiên cứu thị trường, thấu hiểu khách hàng và kết hợp với ý tưởng kinh doanh ban đầu, bạn đã biết được mình muốn b.á.n gì, đưa gì vào menu. Tuy nhiên, không nên “tham” đưa tất cả vào trong thực đơn vì sẽ khiến kh.á.ch h.à.ng cảm thấy rối không biết gọi đồ gì.
Bí quyết để kh.á.ch h.à.ng nhớ đến là quán cafe là bạn phải có một loại đồ uống độc đáo đi kèm với tên tuổi của quán. Như nhắc đến chuỗi Highlands Coffee người ta nhớ đến trà sen vàng hay The Coffee House là trà đào cam sả và các loại Macchiato.
8. Mua sắm trang thiết bị
Thiết bị pha chế
Nếu quy mô quán lớn, lượng khách hàng đông, bạn nên đầu tư hệ thống máy pha chế để tiết kiệm thời gian cũng như tạo sự chuyên nghiệp cho quán. Nếu quy mô nhỏ đối tượng khách bình dân thì bạn nên sử dụng những dụng cụ thông thường nhưng phin pha cafe, máy sinh tố, v.v… để tiết kiệm ch.i ph.í.
Máy b.á.n h.à.ng
Hiện có nhiều loại máy b.á.n h.à.ng trên thị trường (máy POS PC, POS android, POS cầm tay) phù hợp với từng mô hình kinh doanh như: mô hình lớn, mô hình trung và cửa hàng xe đẩy. Hệ thống máy b.á.n h.à.ng vừa giúp bán thanh toán nhanh, kiểm soát được doanh thu chi phí và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho quán của bạn.
Khi bạn chưa biết nhiều về các dòng máy có thể tham khảo những thương hiệu khác như: The Coffee House, Cộng Cà Phê, All Day Coffee, v.v… xem họ đang dùng những dòng máy nào. Thiết bị chỉ một lần, nếu mua dòng máy ổn định, phù hợp bạn sẽ không m.ất thêm chi phí sửa hay thay thế khi máy hỏng.
9. Tuyển dụng nhân viên
Đến bây, bạn đã có thể dần hoàn thiện câu trả lời cho bài toán mở quán cafe cần chuẩn bị những gì? Quán có thể bắt đầu đi vào kinh doanh là khi bạn tuyển đủ số lượng nhân viên cần thiết. Thông thường, gi.á thuê nhân viên quán cafe thường giao động từ 12,000 – 20,000 đồng/1 giờ tùy vào vị trí và trình độ.
Đương nhiên cũng tùy thuộc vào quy mô kinh doanh để bạn tuyển dụng nhân viên phù hợp. Ví dụ một quán cafe sẽ có những nhân viên cố định như quản lý, pha chế. Những nhân viên này bạn phải lựa chọn kỹ người có chuyên môn và độ tin tưởng cao để hỗ trợ bạn kinh doanh.
Ngược lại những vị trí như nhân viên phục vụ, bảo vệ, v..v… bạn có thể tối ưu việc thuê nhân sự bằng cách thuê những học sinh sinh viên có nhu cầu làm thêm theo giờ. Đây là nhóm nhân sự bạn dễ dàng thuê được từ các trường Đại học.
Sau khi thuê được nhân viên, tiếp theo là bạn cần đào tạo quy trình phục vụ quán cafe đã đề ra như: Cách thức b.á.n h.à.ng, chào hỏi khách, thanh toán, xử lý vấn đề phát sinh, v.v…. Xây dựng quy trình làm việc và cơ chế thưởng phạt công bằng sẽ giúp tạo động lực để nhân viên làm việc tốt hơn.
10. Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục
Giống như bất kỳ các hình thức buôn bán khác, trước khi mở quán cafe, bạn đều cần một số giấy phép như: Đăng ký kinh doanh, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn ch.á.y n.ổ, v.v…
Tránh trường hợp sau này khi đang kinh doanh ổn định, lực lượng chính quyền có thể đến và kiểm tra bất cứ lúc nào. Trường hợp xấu nhất có thể bạn sẽ phải đóng cửa quán một thời gian và ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu.
Bên cạnh đó, bạn nên tạo hành lang với các cán bộ phụ trách khu vực mở quán để được hỗ trợ nhiều hơn trong quá trình kinh doanh. Đây dường như trở thành “luật bất thành văn” cho tất cả các hàng quán đặc biệt là ở thành phố, trung tâm.
11. Lên các hoạt động truyền thông, marketing cho quán
Để nhiều khách hàng biết tới quán cafe của bạn khi vừa mới mở, bạn cũng cần lên kế hoạch cho các hoạt động quảng bá, giới thiệu. Dưới đây là một vài gợi ý Marketing mà các quán cafe hiện nay đã thực hiện và có hiệu quả:
– Phát tờ rơi: Hãy phát tờ rơi gần khu vực mở quán để người nhận có thể ghé thăm ngay sau khi nhận được thông tin. Hình thức này phù hợp với những quán cafe gần khu vực trường học, văn phòng, chung cư, v.v…
– Qu.ả.ng c.á.o trên mạng xã hội: Bạn có thể tạo các Fanpage với những hình ảnh đẹp của quán, những chia sẻ, bình luận tích cực của khách hàng rồi chạy qu.ả.ng c.á.o hướng tới các kh.á.ch h.à.ng mục tiêu. Bạn cũng có thể tối đa hóa công cụ tìm kiếm với các từ khóa theo phong cách của quán.
– Đặt bài qu.ả.ng c.á.o trong các hội nhóm review: Ở các thành phố lớn đặc biệt là khu du lịch, kh.á.ch h.à.ng có thói quen vào những hội nhóm review để lựa chọn những quán cafe mình thích. Đặt các bài giới thiệu của quán kèm hình ảnh đẹp để thu hút kh.á.ch h.à.ng ghé thăm cũng là một gợi ý Marketing hiệu quả.
– Tổ chức sự kiện khai trương: Tại ngày khai trương, khi mọi thứ sẵn sàng đi vào hoạt động, hãy tổ chức các mini game, ca nhạc, bốc thăm trúng thưởng, v.v… để thu hút nhiều khách tham gia. Khi có nhiều người tham gia thì bạn cố gắng giữ chân họ bằng chất lượng đồ uống/ dịch vụ của quán.
12. Sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê
Bắt đầu kinh doanh, bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc sử dụng phần mềm quản lý, không biết phần mềm nào để phù hợp với quán cafe của mình. Với thị trường vô số phần mềm quản lý quán cafe với đa dạng tính năng khác nhau như hiện nay, bạn cần có sự xem xét kỹ lưỡng trước khi sử dụng bất kỳ phần mềm nào. Dưới đây là những tiêu chí cơ bản để bạn lựa chọn:
Tính ổn định, dễ sử dụng: Phần mềm phải có độ ổn định cao, không bị treo trong quá trình sử dụng. Giao diện phải dễ nhìn, trực quan, thân thiện với người dùng, chỉ yêu cầu các thao tác đơn giản.
Đầy đủ tính năng: Khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe, bạn cần xem xét phần mềm đó có những tính năng gì, có đáp ứng được những yêu cầu đó hay không. Về phần nghiệp vụ, phần mềm quản lý quán cafe cần đáp ứng các tính năng sau:
– B.á.n h.à.ng: Ghi nhận order chính xác, nhanh chóng, chuyển trực tiếp đến khu vực bếp/bar tương ứng theo đúng trình tự đơn hàng. Thực hiện chốt đồ, tính tiền dễ dàng với đa dạng phương thức thanh toán từ tiền mặt, thẻ ngân hàng, quét QR VNPAY, ví điện tử,…
– Quản trị: Hệ thống báo cáo doanh thu, hóa đơn, tồn kho phải cập nhật nhanh, chính xác. Phân quyền quản trị cho từng cấp bậc nhân viên để chủ quán theo dõi mọi lịch sử giao dịch. Đặc biệt tích hợp quản lý từ xa để chủ quán theo dõi được hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi.
– Mở rộng kết nối với đối tác thứ ba: phần mềm cho phép nhận đơn từ các kênh online FB, Zalo, App, Web, v.v… kết nối với các đơn vị đặt hàng, giao hàng và thanh toán để thuận tiện cho việc kinh doanh online – offline.
– Marketing: Phần mềm có thể ghi nhận nhận các chương trình kh.uyế.n m.ã.i, tạo chương trình chăm sóc và nuôi dưỡng kh.á.ch h.à.ng quen, hỗ trợ các hoạt động Marketing của quán.
Khả năng mở rộng của phần mềm: Nhiều trường hợp khi quán cafe đạt đến một mức độ phát triển nhất định thì phần mềm quản lý không còn phù hợp và phải chuyển đổi sang phần mềm khác.
Bạn nên lựa chọn các phần mềm có khả năng mở rộng, kết nối nhiều giải pháp, tùy biến linh hoạt để đáp ứng nhu cầu quản lý khi quán của bạn phát triển hơn.
Hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật sau mua: Bạn sẽ cần những hướng dẫn đầy đủ và chi tiết cùng sự hỗ trợ từ phía đơn vị cung cấp. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng phần mềm cũng không thể tránh khỏi những lúc xảy ra sự cố, hãy chọn phần mềm có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật kịp thời để không ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của bạn.
Bảo mật và an toàn dữ liệu: Khi tìm kiếm một phần mềm quản lý quán cafe, bạn nên tìm hiểu cả về hệ thống bảo mật của phần mềm, khả năng backup, sao lưu dữ liệu,… để tránh những rủi ro không đáng có
