Cụ thể, sổ hồng là tên gọi tắt của “Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở” tại đô thị (nội thành, nội thị xã, thị trấn) được quy định tại Nghị định số 60-CP ngày 05/07/1994 của Chính phủ về quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở tại đô thị. Trên sổ hồng thể hiện đầy đủ thông tin về quyền sử dụng đất ở (số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, loại đất, thời hạn sử dụng…) và quyền sở hữu nhà ở (diện tích xây dựng, số tầng, kết cấu nhà, diện tích sử dụng chung, riêng…). Sổ này có màu hồng nhạt và do UBND tỉnh cấp. Sau này để đẩy nhanh tiến độ cấp sổ hồng, pháp luật cho phép UBND tỉnh được ủy quyền cho UBND quận, thị xã cấp sổ hồng cho chủ sở hữu trong phạm vi địa bàn mình quản lý.
Còn sổ đỏ là tên gọi tắt của “Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất” được cấp cho khu vực ngoài đô thị (nông thôn) được quy định tại Nghị định 64-CP ngày 27/9/1993 của Chính phủ và Thông tư số 346/1998/TT-TCĐC ngày 16/3/1998 của Tổng cục địa chính. Loại đất được cấp theo sổ đỏ rất đa dạng, gồm: đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, đất nuôi trồng thủy sản, làm muối và đất làm nhà ở thuộc nông thôn. Sổ này có màu đỏ đậm và do UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cấp cho chủ sử dụng.
Ngoài ra, đa phần sổ đỏ được cấp cho hộ gia đình (vì thường gắn với đất nông nghiệp, lâm nghiệp…) nên khi chuyển nhượng hoặc thực hiện các giao dịch dân sự nói chung liên quan đến quyền sử dụng đất thì phải có chữ ký của tất cả các thành viên từ đủ 18 tuổi trở lên có tên trong sổ hộ khẩu của hộ gia đình đó. Trong khi đó, đối với sổ hồng thì khi chuyển nhượng, giao dịch chỉ cần chữ ký của người hoặc những người đứng tên trên Giấy chứng nhận.
Để thống nhất thành một loại Giấy chứng nhận, ngày 19/10/2009 Chính phủ ban hành Nghị định số 88/2009/NĐ-CP và ngày 21/10/2009 Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
Theo hai văn bản này này, Giấy chứng nhận do Bộ Tài nguyên và Môi trường phát hành theo một mẫu thống nhất và được áp dụng trong phạm vi cả nước đối với mọi loại đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Giấy chứng nhận là một tờ có bốn trang, mỗi trang có kích thước 190mm x 265mm, có nền hoa văn trống đồng màu hồng cánh sen. Trên giấy này được in đầy đủ các đầu mục thông tin về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản gắn liền với đất. Trường hợp cấp Giấy chứng nhận đối với thửa đất không có tài sản gắn liền với đất hoặc có tài sản gắn liền với đất nhưng người đề nghị cấp Giấy chưa có nhu cầu chứng nhận quyền sở hữu tài sản thì ghi “Chưa chứng nhận quyền sở hữu” vào các mục không có tài sản hoặc không đề nghị.
Mặc dù đã có mẫu Giấy chứng nhận mới nhưng trên thực tế, do người dân đã quá quen sử dụng tên gọi “sổ hồng” “sổ đỏ” nên sau khi có mẫu Giấy chứng nhận mới người dân vẫn gọi Giấy chứng nhận mới này là “sổ đỏ”, “sổ hồng”. Vì thế, tên gọi sổ đỏ, sổ hồng trong thời gian gần đây không còn mang ý nghĩa giống như lúc nó mới được sử dụng.
Về việc quản lý Giấy chứng nhận sau khi chuyển nhượng, pháp luật quy định như sau:
Theo quy định tại Nghị định 88/2009/NĐ-CP và Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT nói trên thì Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của toàn bộ công trình vẫn do chủ đầu tư giữ. Tuy nhiên, sau khi chủ đầu tư bán căn hộ chung cư cho người mua thì chủ đầu tư phải làm thủ tục đăng ký biến động. Theo đó, người mua sẽ được cấp Giấy chứng nhận theo hình thức sử dụng chung thửa đất và sở hữu riêng đối với căn hộ chung cư. Còn quyền sử dụng đất ghi trên Giấy chứng nhận ban đầu của chủ đầu tư sẽ được ghi là “Thửa đất đã chuyển sang hình thức sử dụng chung”.
Trường hợp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất ban đầu của chủ đầu tư đã chứng nhận quyền sở hữu các căn hộ nhà chung cư thì khi chủ đầu tư chuyển quyền sở hữu căn hộ cho người mua thì trên Giấy chứng nhận của chủ đầu tư được ghi “Đã bán căn hộ số ...”.
Đối với trường hợp hộ gia đình, cá nhân xây dựng “chung cư mini” thì hộ gia đình, cá nhân chỉ được bán, cho thuê các căn hộ này sau khi đã có giấy chứng nhận quyền sở hữu đối với các căn hộ đó. Trong trường hợp người mua căn hộ mini có yêu cầu thì được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu đối với căn hộ đó. Khi bán căn hộ thì hộ gia đình, cá nhân phải làm thủ tục chuyển quyền sử dụng đất cho người mua theo hình thức đất sử dụng chung.
