[SNOF] Nội dung họp và phân công nhiệm vụ phục vụ sinh nhật lần 4

[Z4]

Chào cả nhà,

Hôm nay, ngày 12.5.2010, cuộc họp ban tổ chức SN OF lần 4 diễn ra tại đại bản doanh cũ 65 Quán sứ từ 2pm đến 6h30pm đã thành công rực rỡ.

các nội dung ctrinh phác thảo lần 1, các bác đã có trong tay, em chỉ update các phần được thông nhất trong ngày hôm nay nhé:
Ban tổ chức sẽ thành lập các tiểu ban và các chuyên trách tiểu ban như sau :

1- Tiểu ban kế hoạch và nội dung: xe hơi option, Gaz69
Nôm na là duyệt chương trình, duyệt nội dung, đầu mối để hỏi việc, đàu mối kiểm tra các nhóm triển khai, quản lý tiến độ và mức độ hoàn thành công tác chuẩn bị của từng tổ nhóm nhỏ.

2- Tiểu ban Tài chính và vận động tài trợ : Nakio, Z4, Châu chấu
Nôm na là lên kế hoạch chi tiêu ngân sách, xin tài trợ và đầu mối thu tiền của các thành viên tham dự.

3- Tiểu ban truyền thông : Giao thông, B52, Uaz, X5dreaming
Đưa tin trước các sự kiện, khuấy động phong trào, khuấy động tăng độ nóng cho ctrinfh SN
Cập nhật hình ảnh, video trước và sau sn lên diễn đàn
- Hình ảnh, video ky niệm sinh nhật lần 4

4- Tiểu ban hậu cần và tổ chức sự kiện : Long BD, Z4, Rackson, Bốn bánh lội ruộng
- Chịu trách nhiệm về các công tác hắm bà lằng hậu cần, chuẩn bị, tiệc, an ninh, trang trí

5- Tiểu ban lễ tân: đón tiếp : Hai au, Kiamorningfun,
Quản lý số lượng người tham dự, tham gia đón tiếp khách chu đáo,


Còn sau đây là Công tác chuẩn bị và cá nhân chịu trách nhiệm từng việc cụ thể dự tính ( so far).




Công việc của Cty Mỹ thanh, Mr Tùng cận

1. Xin giấy phép tổ chức ctrinfh
2. xin giấy phép treo băng rôn xung quanh khu vực tổ chức
3. dựng cổng chào . băng rôn chào mừng
4. chuẩn bị nhà bạt, quạt cong nghiệp nếu cần
5. thiết kế nhóm múa mở màn
6. Đạo cụ các vũ công múa mở màn
7. Tóc giả, nhạc cụ, trang phục cho những người tham gia màn trình diễn Viễn du ca
8. Tổ chức tập luyện màm múa
9. Viết kịch bản, MC script

Công tác tình nguyện viên:

1. tuyển chọn tình nguyện viên, có casting: Rackson, Bốn bánh lội ruộng,Z4
2. quản lý đội TNV : bốn bánh lội ruộng
3. sắp xếp khu vực đỗ xe cho các thành viên tham dự :bốn bánh
4. dựng sân khấu ngoài trời : 1 tổ TNV
5. treo băng rôn dọc Lê đức Thọ : 1 tổ TNV
6. dọn dẹp vệ sinh tại địa điểm tổ chức event : toàn bộ tnv
7. đảm bảo an ninh trật tự suốt thời gian diễn ra sự kiện ( có thể liên hệ thuê, hoặc kêu gọi tài trợ nếu trong diễn đàn có thành viên làm tại các cty an ninh bảo vệ)
8. Các công tác khác tạm thời chưa nghĩ ra: ( khối lượng công việc của TNV nhiều và vất vả phết đấy ạ)

Công tác thiết kế và sản xuất các sản phẩm mỹ thuật:

1. set up khu vực triển lãm ảnh, và các hoạt đông của OF 1 năm qua, dưới góc nhìn của thành viên: B52, X5dreaming, Noza
2. chụp ảnh, quay phim trong quá trình diễn ra sự kiện, : X5. B52. Noza
3. Thiết kế thư mời online: X5
4. thiết kế Backdrop : Blacklac, X5, Uaz
5. thiết kế welcome banner doc : x5, Uaz
6. Thiết kế và in ấn bảng tên cho các thành viên: X5
7. In lịch chương trình để phát cho các thành viên tham dự : XO
8. sản xuất Banner doc và Welcome banner : XO
9. sản xuất Back drop : XO
10. in sẵn Logo trên decal để dùng ngay khi cần thiết : XO

Công tác tài chính, và quản lý tài chính:

1. làm thư kêu gọi tài trợ : z4
2. làm proposal xin tài trợ và hệ thống quyền lợi của nhà tài trợ : Mỹ thanh đã có draft
3. lên danh sách các nhà tài trợ tiềm năng : Nakio,Z4
4. gửi thông tin mời các nhà tài trợ tiềm năng : Nakio, Z4
5. Lên kế hoạch ngân sách dự kiến : Nakio
6. chuẩn bị vốn đầu tư ban đầu cho công tác tổ chức sự kiện : Nakio
7. làm việc chặt chẽ với các chi hội trường để thu phí tham dự của thành viên :Chauchấu
8. Thường xuyên cập nhật thông tin về giao dịch thu chi cho ctrinnh : Nakio, Chauchấu

Công tác truyền thông:

1. Thông báo chính thức về thời gian và địa điểm, nội dung ctrinh cho các memberr online, phát động phong trào xây dựng văn hóa giao thông OF : Giao thông
2. thông báo trước một số thể lệ và nội dung thi đấu, giải thưởng trong ctrinfh: Giao thông, XO
3. Khởi động các hoạt động bình chọn: Giaothong và các Box chuyen ngành
4. nhận Đăng lý tham gia các hoạt động chi hội : XO
5. Liên tục cập nhật danh sách , số lượng các thành viên tham gia đăng ký tham dự,c ập nhật hình ảnh, thông tin quá trình chuẩn bị sự kiện: các chi hội trưởng, các chủ tịch câu lạc bộ.
6. Trailer về công tác chuẩn bị cho SN lần 4, giới thiệu về OF : Giao thông, Uaz, B52
7. Thông báo chính thức các diễn đàn liên kết : giao thông
8. Viết thông cáo báo chí với thông điệp sự kiện : Giaothong
9. Gửi thanks note cho các thành viên tham dự, đặc biệt những ai có đóng góp cho sự kiện ( sau SN) Giao thông, tổ admin, Ban tổ chức.

Công tác lễ tân và chuẩn bị sự kiện

1. in thẻ đeo, lịch trình, phat áo phông, logo, cho các thành viên khi đến dự : hải âu, Kia morning fun.
2. Chuẩn bị bàn đăng ký riêng dành cho các thành viên mới và thành viên mua vé giờ chót: Hải âu, Kiamorrning
3. gọi điện, hoặc PM từ diễn đàn, để xác nhận tham dự : haiau, Kia morning
4. Khảo sát và ký hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện :Xo,z4
5. set up note book, máy chiếu, màn chiếu : kenu97 và Zippo ( tự tìm kỹ thuật viên quản lý thiết bị của mình)i showw trên màn chiếu: Zippo
6. một bộ switch để chuyển hai máy Laptop kh
7. dàn dựn hệ thống âm thanh, ánh sáng : nghệ sĩ nhân dân Mèo bửn
8. HOa tươi trang trí, và bóng bay trang trí : CLB Teen - Evolution, dưới sự chỉ đạo của XO
9. Liên hệ xe cứu hộ 116 để phục vụ ctrinfh : Hải Kar
10. thiết kế áo phông đồng phục cho điẽn đàn: z4
11. chuẩn bị danh sách tên các thành viên có ngày SN trùng với ngày sn diễn đàn: Giao thông
12. Cup lưu niệm các giải thưởng, thành viên tích cực nhất ... HUancongtu _ chỉ đạo XO
13. xác định chiếc xe xuất hiện trên sân khấu màn múa mở đầu: Admin
14. Bánh SN lớn + 4 nến lớn sau khi lời khai mạc của Admin, Rựou champage và ly cho người xuất hiện trên sân khấu : Củ sâm, Rackson
15. Quà tặng cho các giải thưởng: XO
16. Phiếu, thùng và quà bốc thăm trúng thưởng, pháo hoa : hải âu
17. máy bộ đàm: Gaz69
18. Trưởng ban lễ tân tiếp đón : kiamorrning Fun
19. Liên hệ ký kết HD với các ca sĩ, chuẩn bị thù lao xứng đáng: có thể Mỹ nhân kế để được tài trợ món này: Hachi, Tung can, 3Bugi
20. Viết quy chế và giải thưởng các trò chơi, thiết kế các trò chơi: Kar, Gaz, Giao thông
21. Sản xuất Video: Giao thông, B52, Trung beer, uaz
22. thu thập toàn bộ video vào máy tính: Giao thông
23. MC của trương trình: Chaien và Pha lê
24. Tổ chức luyện tập và ghi âm bài hát Viễn Du ca: Kia morning, Hachi
25. Chuẩn bị thu đĩa cho toàn bộ event: giao thông,

Một vài công tác khác vừa chợt nhớ ra sau cuộc họp hôm nay:
1. Phân công nhiệm vụ các o phở đặt các góc máy, ghi lại mọi hoạt động của sự kiện: Noza, X5, B52

2. thiết kế backdrop để dung làm font chụp ảnh ( như kiểu các minh tinh đi qua thảm đỏ, đứng truớc Backdrop này để chụp hình lưu niệm), tổ ô phở tổ chức cho toàn bộ lớp mầm non đứng tại khu vực này nháy đèn lien tục cho oách, gần như ai đi vào hội truờng đều phải đi qua địa điểm này( set up hihi), kiểu như ai cũng là minh tinh cả ấy.

3. Công tác ghi công và cảm ơn TNV: quà tặng danh dự cho các TNV, các bác admin hoặc các đầu não đich thân trao tặng.

4. Các chi hội, các câu lạc bộ chốt trò chơi và số lượng tham gia càng sớm càng tốt.

5. Việc phân phát áo đồng phục năm nay giao cho các chi hội, và 5 địa điểm chia đều các vị trí quanh TP, địa điểm thu tiền cũng vậy, dự kiến như sau : Đầu mối thu lại là Châu chấu.

a. Trụ sở OTV, 11 Nguyễn Thị định cho các thành viên khu vực Mỹ đình, trung hoà nhân chính, Thanh xuân. nguời liên hệ: haiau lady

b. 87 Láng Hạ: dành cho các thành viên loanh quanh khu vực Đống đa, Thái Hà, Giảng võ… lung tung xoèng vì đây là địa điểm quen thuộc

c. Của hàng của ……: khu vực Đình công, hà đông

d. Café Bud : bác Hachi, khu vực café lòi cu cũ, khu vực quận Hoàn kiếm

e. Việt voiz: khu vực Bên kia sông, gia lâm.

6. lúc đánh máy nghĩ ra nhiều lắm, mà giờ quên tiệt rồi, nhớ đến đâu note đến đó vậy.


Rất nhiều bác mốc, chi hội trưởng, chủ tịch câu lạc bộ chưa đuợc điểm tên, đề nghị các bác chọn việc cho mình, nếu không BTC sẽ cưỡng bức ( lời này của XO sửa bài, không phải của Z4)

 

[NAKIOTài khoản đã xác minh]

Dài quá hoa hết cả mắt

Thanks Z40 nhá, thư ký rất chi tiết và chuyên nghiệp

 

[GiaoThongTài khoản đã xác minh]

Dài quá hoa hết cả mắt

Thanks Z40 nhá, thư ký rất chi tiết và chuyên nghiệp

Một lời khen rất lãng mạn

 

[Xehoi_Options]

Mụ này làm ăn được. hí hí.
Việc thu tiền và thủ quỹ để lão Cào cào phụ trách. Mụ z chịu trách nhiệm với Nakio đối ngoại kiếm tiền về cho OF.
Về phân phát áo thì: điểm cà phê Cao chuyển về Ngân hàng Bắc Á - 11 nguyễn thị định - người liên hệ - Haiau lady
Làm áo mụ z cứ triển khai, sau đó nhận áo tập trung hết ở OTV, triển khai phân phát sẽ do Haiau lady chịu trách nhiệm.

 

[SonrackTài khoản đã xác minh]

Em thấy việc treo băng rôn bên ngoài nên thuê chứ TNV không treo được đâu ạ!
Các cty tổ chức sự kiện người ta đều có mấy cái mối đấy!

 

[Z4]

Nakio, Giao thông: chán lắm, toàn khen suông thôi.

XO: dét, y án ngay.

 

[Xehoi_Options]

Các bác trong BTC và Trưởng các chi hội đăng ký cho em số điện thoại để tiện liên hệ nhé! Thông tin về tổ chức sinh nhật OF sẽ được cập nhật thường xuyên tại đây, các bác cố gắng theo dõi.
@ mợ Thông: mợ add đồng chí BBLR vào box này cho em với nhé! xơm mợ. hí hí hí

 

[HUYNHC240Tài khoản đã xác minh]

em đọc không thấy địa điểm tổ chức. năm nay ta làm ở đâu vậy các bác? Lại sân mỹ đình hả các bác ??

 

[xebo]

Sorry các bác! buổi họp hôm qua em bận quá nên không đến được. Công việc đươc toàn các bác pờ rồ làm nên em không lo lắng nhiều, tuy nhiên việc đầu tiên là tiền đâu thì bác Nakio đưa qua cái draft trước. Em xin nhận ít nhất 1 nhiệm vụ nhỏ nhoi là kiếm thêm nhà tài trợ được xu nào hay xu đấy, sau đó làm chân lon ton hầu các bác nhé.

 

[Z4]

em đọc không thấy địa điểm tổ chức. năm nay ta làm ở đâu vậy các bác? Lại sân mỹ đình hả các bác ??

Can tội không đi họp,

 

[B.DTài khoản đã xác minh]

Nakio, Giao thông: chán lắm, toàn khen suông thôi.

XO: dét, y án ngay.

XO đâu, lại đưa sang chỗ trưa qua kìa.


@all: em vừa nhận lịch đi công tác từ 2-6/6 ở Quảng Ninh, khả năng cao là em góp sức cùng các bác đến trước hôm đi công tác thôi ạ. Các vụ khác nhờ các bác ở nhà triển khai tiếp hộ em nhe

 

[NAKIOTài khoản đã xác minh]

Sức lại chỉ dùng từ 2-6/6 mới chán chứ lỵ

 

[kenu97]

Báo cáo là e đang tìm hỏi thuê máy chiếu ngoài giời nhưng chưa tìm đc chỗ có giá tốt. Vấn đề thuê máy chiếu đang tiến hành nhưng em xin có ý kiến về phần setup phông chiếu.
Để chiếu đc lên phông (tầm 300 inch) thì yêu cầu phải có khung giàn + chân đỡ cho máy chiếu đề phòng gió đổ.
Vì vậy chiều nay có thông tin đầy đủ e sẽ lên phương án setup và báo giá để các cụ tham khảo + quyết định

 

[Xehoi_Options]

Báo cáo là e đang tìm hỏi thuê máy chiếu ngoài giời nhưng chưa tìm đc chỗ có giá tốt. Vấn đề thuê máy chiếu đang tiến hành nhưng em xin có ý kiến về phần setup phông chiếu.
Để chiếu đc lên phông (tầm 300 inch) thì yêu cầu phải có khung giàn + chân đỡ cho máy chiếu đề phòng gió đổ.
Vì vậy chiều nay có thông tin đầy đủ e sẽ lên phương án setup và báo giá để các cụ tham khảo + quyết định

ok. thông tin em cứ posr lên đây nhé

 

[NAKIOTài khoản đã xác minh]

Báo cáo là e đang tìm hỏi thuê máy chiếu ngoài giời nhưng chưa tìm đc chỗ có giá tốt. Vấn đề thuê máy chiếu đang tiến hành nhưng em xin có ý kiến về phần setup phông chiếu.
Để chiếu đc lên phông (tầm 300 inch) thì yêu cầu phải có khung giàn + chân đỡ cho máy chiếu đề phòng gió đổ.
Vì vậy chiều nay có thông tin đầy đủ e sẽ lên phương án setup và báo giá để các cụ tham khảo + quyết định

Ko biết có alo của bác chưa, bác cứ cho em số của bác lại cho chắc ăn, em biết 1 chỗ cho thuê máy chiếu em bảo nó báo giá cho bác , hội này chuyên cho thuê các CT ngoài trời nên chắc có phương án hợp lý.

 

[ngocbhhd]

Em thấy việc treo băng rôn bên ngoài nên thuê chứ TNV không treo được đâu ạ!
Các cty tổ chức sự kiện người ta đều có mấy cái mối đấy!

Hôm nọ em thấy giao cho Mỹ Thanh rồi mà

 

[kenu97]

Ko biết có alo của bác chưa, bác cứ cho em số của bác lại cho chắc ăn, em biết 1 chỗ cho thuê máy chiếu em bảo nó báo giá cho bác , hội này chuyên cho thuê các CT ngoài trời nên chắc có phương án hợp lý.

Hình như bác có số của e rồi đấy. thôi e cứ bốt lại số lên đây nhé
093 625 3456 hoặc 097997 4444

 

[Phú Ông]

Chi hội Fiat nhà em thì hơi bị "hoàn cảnh", em phải khai ngay không thì các bác lại phê bình thì chít!

Thời gian qua, Chi hội chỉ còn 1 số anh em cũ thỉnh thoảng gặp nhau hội hè/ giao lưu... (chủ yếu trên OF). Gần đây em được giao Chi hội trưởng, giờ mới đương chấn chỉnh lại tý nên việc nhận nhiêm vụ cụ thể cho Chi hội là chưa thực hiện được.
Em hy vọng là sẽ cố gắng động viên anh em đến dự sinh nhật OF để cổ động chung.
Dự kiến chiều nay anh em gặp nhau nên các vấn đề cụ thể xin nợ lại các bác!

Kính!

 

[kenu97]

Báo cáo trong phần việc hạng mục máy chiếu:

E đã liên hệ với bên cho thuê máy chiếu ( contact bác Nakio cho e giá khá tốt) và thống nhất được phương án, riêng phần setup thì ko biết sân khấu có setup theo dàn không gian (các SK ca nhạc giờ hay làm) hay ko, nếu có thì phải tính phương án để set cột treo máy chiếu luôn cho đẹp và tiết kiệm.
Trường hợp chưa có phương án sân khấu e cứ đề báo giá tính cả phần phát sinh phụ cho màn chiếu như sau:

1. Chi phí thuê máy và màn chiếu: 6.600.000đ (bao gồm VAT)
2. Chi phí phát sinh + công lắp đặt: 3.500.000 đ
3. Thiết bị đã bao gồm cả bộ chia tách tín hiệu để nếu có Camera ghi hình sẽ có giắc nối để ghi hình trực tiếp đưa lên màn chiếu. (cái này theo em nên làm vì sẽ có hiệu quả khá cao)

Ý kiến thêm:
- về phần mái che đề phòng trời có mưa: Theo em đằng nào cũng làm sân khấu thì mình cứ làm giàn không gian chắc chắn và đủ rộng. Thuê thêm bạt và dù đề phòng trời mưa thì có thể phủ lên che hết toàn bộ thiết bị và sân khấu.
- Thiết bị phục vụ tường thuật trực tiếp SN trên OF thì chuẩn bị tầm 3 cái USB 3G (cái này e nghĩ cụ 16 có thể tài trợ hehe ) hoặc ai có thì cho mượn (đưa trước cho BĐH 2 ngày) + thêm 02 cái laptop là ok.

 

[Tung can]

Em có mấy ý kiến thế này, các Bác ạ:
- Về vấn đề máy chiếu: Vì làm ở địa điểm rất rộng ngoài trời nên chắc chắn là phải làm khung sắt (giàn không gian) rồi. Với giá như các bác đã hỏi thì chắc chắn là có thể thuê được hẳn máy chiếu loại 10000ANSI trở lên.
- Về sân khấu, em đặt hàng: Rộng 8m, dài 12m, cao 0.8m; Có dàn không gian để dựng backdrop, đèn, loa; Có 2 đường 2 bên cánh gà để oto bác Admin lên xuống;
- Về âm thanh: 2-4 đôi sub bass; 6-10 đôi 4 số; 2-4 đôi monitor. Bàn mixer mà có đồ xịn thì hay biết mấy (kiểu Allen & Heath ZED series)
- Về ánh sáng: Mình cứ tự liệu cơm gắp mắm thôi, có nhiều dùng nhiều, có ít dùng ít.