[Funland] Hỏi các cụ có kinh nghiệm Quản lý dự án! Gấp ạ

[gaquay123]

Chào các cụ,
Chả là em phải quản lý khoảng 50 dự án lớn nhỏ của Công ty, và đều phải thực hiện theo các Luật đấu thầu & Luật xây dựng của Nhà nước. Vấn đề là mỗi dự án này đều có 1 tổ dự án và phải thực hiện qua rất nhiều các bước khác nhau.
Em hiện tại muốn kiểm soát tiến độ của từng dự án sao cho mỗi dự án đến hạn của mỗi bước phải thực hiện thủ tục tương ứng theo quy định để đảm bảo tiến độ.

Các cụ có kinh nghiệm quản lý nhiều dự án chia sẻ em với: có cách thức nào để quản lý hoặc có phần mềm nào để quản lý cùng một lúc nhiều dự án không? Chẳng nhẽ lại phải dùng Excel quản lý thì thủ công quá, các cụ giúp em với!
Thùng Vodka em chuẩn bị mới các cụ

 

[ducbinh94]

Trọng các dự án lập ra đều có biểu đò Grantt, cụ căn cứ vào tiến độ trong đó để đối chiếu về time bắt đầu kết thúc của hoạt động kèm theo đó là hoạt động tài chính của dự án

 

[Bino]

Có MS Project bản mới tốt phết cụ ợ. Em quản lý các dự án hay dùng thằng này. Em không hiểu dự án của cụ lớn nhỏ ntn, nhưng trước đây em quản lý 1 dự án, 3.6 triệu Euro trong 4 năm đều dùng thằng này. Ngoài ra để hỗ trợ quản lý tài chính em có dùng thêm excel.

 

[fadco]

Có cái dự án nào liên quan đến điện nhẹ cụ cho em làm với

 

[gaquay123]

Có MS Project bản mới tốt phết cụ ợ. Em quản lý các dự án hay dùng thằng này. Em không hiểu dự án của cụ lớn nhỏ ntn, nhưng trước đây em quản lý 1 dự án, 3.6 triệu Euro trong 4 năm đều dùng thằng này. Ngoài ra để hỗ trợ quản lý tài chính em có dùng thêm excel.

Mấy trăm triệu đến chục tỷ thôi cụ à, vấn đề là em cần 1 phần mềm nào đó nhắc nhở em đến ngày mai dự án abc phải triển khai bước này bước kia để nhắc các tổ dự án. Việc này 1-2 dự án còn dễ chứ 50 dự án thì ko xuể cụ à, mặc dù em có team hỗ trợ khoảng 6-7 người nhưng vẫn ko ăn thua! MS Project có chức năng nhắc nhở không cụ?

 

[gaquay123]

Có cái dự án nào liên quan đến điện nhẹ cụ cho em làm với

Bên em toàn làm theo Luật đấu thầu cụ à! Cụ có đấu thầu thì đấu

 

[butchikim]

Em làm DA với bọn nước ngoài nhiều, to nhỏ PM chúng nó hầu hết dùng Excel làm tool QLDA. MSP thì quá ngon, nhưng em nghĩ khai thác đc excel đã ngon lắm rồi

 

[gaquay123]

Trọng các dự án lập ra đều có biểu đò Grantt, cụ căn cứ vào tiến độ trong đó để đối chiếu về time bắt đầu kết thúc của hoạt động kèm theo đó là hoạt động tài chính của dự án

2-3 dự án em thấy còn được, chứ 50 dự án thì sao cụ? Có chức năng nào nhắc nhở mình không? Ví dụ ngày kia, dự án xyz, đến bước thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật chẳng hạn!

 

[fadco]

Bên em toàn làm theo Luật đấu thầu cụ à! Cụ có đấu thầu thì đấu

Hơ hơ thầu bè em chơi tuốt mà cụ ơi, tư nhân, nhà nươc hay nứoc ngoài em đều đấu roài, em sẽ pm cho cụ hỏi cụ thể nhé

 

[tien]

cụ quản lý 50 dự án thì khiếp nhỉ???

Nhưng cũng dễ vì cụ làm quản lý to thế thì chỉ cần chỉ tay năm ngón hehe

Cụ gọi 50 ông tổ trưởng lên, hướng dẫn và bắt các ông ấy lập tiến độ dự án và các công việc kèm theo của mỗi bước

Rồi hàng tuần gọi từng ông lên, giỡ lại cái kế hoạch tiến độ dự án mà vặn các ông ấy làm đến đâu rồi

Ý cụ là cụ muốn có cái đồng hồ hẹn giờ, đến ngày x, dự án a sang bước b, phải làm công việc c rồi gọi các tổ dự án lên nhắc việc à???? thế thì cụ làm thư ký, làm long tong cho 50 dự án đấy chứ chả phải quản lý

Làm ông quản lý thì cần gì MS project, cần gì gann... cần biết cách làm và hướng dẫn ông khác làm theo cách mình muốn, rồi kiếm tra và giám sát cái mà quản lý cấp trên (là cụ) và cấp dưới (các tổ dự án) đã thống nhất với nhau thôi.

 

[gaquay123]

Em làm DA với bọn nước ngoài nhiều, to nhỏ PM chúng nó hầu hết dùng Excel làm tool QLDA. MSP thì quá ngon, nhưng em nghĩ khai thác đc excel đã ngon lắm rồi

Cụ có file excel ví dụ không? Gửi cho em tham khảo với

 

[xdthienha]

Em làm DA với bọn nước ngoài nhiều, to nhỏ PM chúng nó hầu hết dùng Excel làm tool QLDA. MSP thì quá ngon, nhưng em nghĩ khai thác đc excel đã ngon lắm rồi

Cụ có file ko ạ, em cũng muốn xin ạ

 

[gaquay123]

cụ quản lý 50 dự án thì khiếp nhỉ???

Nhưng cũng dễ vì cụ làm quản lý to thế thì chỉ cần chỉ tay năm ngón hehe

Cụ gọi 50 ông tổ trưởng lên, hướng dẫn và bắt các ông ấy lập tiến độ dự án và các công việc kèm theo của mỗi bước

Rồi hàng tuần gọi từng ông lên, giỡ lại cái kế hoạch tiến độ dự án mà vặn các ông ấy làm đến đâu rồi

Ý cụ là cụ muốn có cái đồng hồ hẹn giờ, đến ngày x, dự án a sang bước b, phải làm công việc c rồi gọi các tổ dự án lên nhắc việc à???? thế thì cụ làm thư ký, làm long tong cho 50 dự án đấy chứ chả phải quản lý

Làm ông quản lý thì cần gì MS project, cần gì gann... cần biết cách làm và hướng dẫn ông khác làm theo cách mình muốn, rồi kiếm tra và giám sát cái mà quản lý cấp trên (là cụ) và cấp dưới (các tổ dự án) đã thống nhất với nhau thôi.

Hix, vấn đề là các Tổ dự án (cũng nhiều Sếp to hơn em) chỉ là công việc phụ trách thêm thôi cụ àh, nhiệm vụ chính của họ là sản xuất trực tiếp hoặc quản lý việc khác! Họ rất hạn chế về kiến thức quản lý dự án, kiến thức luật và chỉ rành về máy móc cần mua!
Ý của cụ về đồng hồ hẹn giờ là đúng ý em rồi đấy! Có phần mềm nào đấy thì tốt cụ àh!

 

[NNS]

có nhiều công cụ lắm, tùy theo dự án kiểu gì mà mần thôi, về tiến độ, đường găng, ql vvv thì xài microsoft project, rồi các công cụ như Earn value management rồi học 1 khóa PMBOK gì ý: http://stevbros.edu.vn/cac-khoa-hoc-khai-giang-thuong-xuyen/khoa-hoc-quan-ly-du-an-theo-tieu-chuan-quoc-te-pmbok-tai-ha-noi-7-8-2014.html
em thì qlda cũng vô khối nhưng tuyền ... thuê
tự làm thì có khi éo nổi nhưng duyệt thèng khác làm thì chuẩn phết
nên em thấy là dày dạn kinh nghiệm trận mạc rồi cần éo gì mớ lí thuyết trên, vì nếu qlda ở VN thì trật lất hết
như kiểu cụ thì không phải quản lý thực tế chi tiết một dự án mà sẽ kiểu theo dõi, quản lý hàng chục dự án cùng một lúc nên để biết hết chuyên môn chắc chắn là điều không thể.
Việc triển khai chi tiết và giao việc, triển khai từng việc theo curv tiến độ hay giải ngân sẽ do các PM (Project manager) đảm nhiệm, thèng ngồi ở core ko cần quan tâm nhắc nhở nhiều, mịe, báo cáo réport theo tuần về là quá thừa rồi. Việc của cụ chắc sẽ là cân đối ngân sách, mức độ ưu tiên để xem nên triển khai dự án nào trong năm; xây dựng các quy trình mẫu biểu để các dự án thực hiện; kiểm tra tính tuân thủ của các dự án... Lý thuyết về quản lý dự án thì rộng lắm, bao nhiêu quy định, luật, nghị định, thông tư, tiêu chuẩn, quyết định, định mức vvvv mà nhiều khi làm trực tiếp còn ko kịp úpdate. Đó là chưa kể các quy định riêng theo từng dự án, nếu đấu thầu qt thì nó còn theo cả mớ quy định của hiệp định vay vốn, tài trợ, thông lệ quốc tế, Fidic phi dao éo gì nữa cơ...
nên nếu dự án có các PM từng unit chuẩn rồi thì thèng nhạc trưởng phải thống nhất đc quy trình hoạt động qlda của cả guồng máy, xác định Scope, WBS, Schedule chi tiết; gắn các cost với ID của activities, task, owner khi làm plan; Sau đó sẽ báo cáo thực hiện công việc và cost theo đúng các IDvà các PM ở dưới nó thực hiện theo, trật là sai và trật lâu là lụt...
lí thuyết thì là thế, còn thực tế thì qlda vui phết, tuyền ăn với chơi chứ làm éo gề

 

[lytamhoan]

Chắc công ty bác chuyên về các DA xây lắp, triển khai, thành lập ra các tổ DA nhưng công việc chính của họ có khi là chuyên về xây dựng, sản xuất, mua sắm, lắp đặt chứ ko phân chia vai trò rõ ràng thì họ chỉ chú tâm vào mảng mình phụ trách thôi.
Cách em thấy tốt nhất là tổ chức lấy một phòng triển khai DA kiểu như PMO ấy, với khoảng 50 DA thì cần khoảng 9-10 người rồi cho mỗi đồng chí phụ trách 5-6 DA là ổn hết.

 

[butchikim]

Cụ có file excel ví dụ không? Gửi cho em tham khảo với

Cụ có file ko ạ, em cũng muốn xin ạ

Em có, nhưng em nghĩ không phù hợp với DA của các cụ, cái của em chủ yếu Task, Schedule, Resource...còn liên quan đầu tư nọ kia thì không có ạ. Các cụ cần thì cho em email em cho một cái template khá đầy đủ

 

[Bino]

Mấy trăm triệu đến chục tỷ thôi cụ à, vấn đề là em cần 1 phần mềm nào đó nhắc nhở em đến ngày mai dự án abc phải triển khai bước này bước kia để nhắc các tổ dự án. Việc này 1-2 dự án còn dễ chứ 50 dự án thì ko xuể cụ à, mặc dù em có team hỗ trợ khoảng 6-7 người nhưng vẫn ko ăn thua! MS Project có chức năng nhắc nhở không cụ?

Có cụ ạ. Cụ có thể link với cải MS Outlook để nó nhắc nhở trên một loạt các giao diện khác nhau, kể quả đồng bộ với điện thoại. Tuy nhiên 50 dự án thì cụ bị nhắc suốt, chịu thế nào được. Cụ có đầu óc quản lý được 50 cái em phục quá. Em quản lý 1 cái với khoảng 10 nhân viên, dự án toàn là TA thôi, ko có xây dựng hạ tầng nên tiêu cũng khó. Đến cuối dự án phải khoán cho bọn nhân viên giải ngân đó cụ ợ.

 

[congbinhxuong]

Cụ tra trên mạng SmartCPM, SmartBid là có đấy. Em cũng đang dùng.

 

[tien]

Hix, vấn đề là các Tổ dự án (cũng nhiều Sếp to hơn em) chỉ là công việc phụ trách thêm thôi cụ àh, nhiệm vụ chính của họ là sản xuất trực tiếp hoặc quản lý việc khác! Họ rất hạn chế về kiến thức quản lý dự án, kiến thức luật và chỉ rành về máy móc cần mua!
Ý của cụ về đồng hồ hẹn giờ là đúng ý em rồi đấy! Có phần mềm nào đấy thì tốt cụ àh!

Cụ làm quản lý 50 dự án mà dự án dưới có sếp to hơn cụ à???? nếu trong lĩnh vực của cụ thì cụ là to nhất chứ, vì các ông kia kiêm nhiệm thì to nhưng chức vụ trong dự án thì nhỏ hơn cụ chứ???

Cũng có thể có trường hợp này, nhất là với các DN to nhà nước. Thế thì cụ khéo mồm đề nghị các ông sếp to ấy cử 1 ông trong tổ đó làm thư ký hay tổ phó chuyên trách gì đấy rồi làm như cách em bảo (để cụ chỉ đạo các ông ấy dễ hơn mấy ông to to kiêm nhiệm kia).

Không ai đi nhắc việc từng dự án cả, và làm quản lý tối kị làm thay công việc của cấp dưới. Có điều nếu các ông ấy mới có chuyên môn kỹ thuật, không có chuyên môn QLDA (em suy từ ý cụ ra) thì cụ hướng dẫn, đào tạo người ta các công việc quản lý dự án. Công cụ thì có MS object. Đơn giản dễ làm và khỏi cần cái đặt thì dùng tool của google, google application vào tìm công cụ quản lý dự án (em quên tên rồi). Hướng dẫn các tổ và cùng họ lập kế hoạch tiến độ, và công việc phải làm tương ứng rồi hàng tuần dở cái kế hoạch đó ra mà vặn nhau thôi, sao không làm, sao chưa làm, sao chưa chuẩn bị. Giúp họ cái vướng mà họ không biết cách làm; nhắc họ cái cần lưu ý; điều chỉnh lại nếu cần.

Khi cụ làm kiểu đồng hồ hẹn giờ, cụ phải canh cả 50 dự án, liên tục gọi điện, liên tục nhắc nhở thì cái ông tổ dự án nhỏ ở dưới vừa bị động vừa khó chịu (mà có ông chức vụ còn to hơn cụ?) có phải khó hơn không?

 

[roni]

Cụ chỉ đi làm với ông tổ trưởng chứ cụ chủ quản trị chi tiết làm gì nhỉ, sai mô hình quản trị rồi